数字化政策和程序

原因:任务

格拉迪斯·马库斯图书馆特别馆藏和学院档案的工作人员 纽约州立大学时装技术学院(葡京线路检测网址 | SPARC) 在资源允许的范围内保存和开放其馆藏 并尽可能广泛地吸引观众. SPARC人员认识到增长 对数字化重组材料的需求以及所有人都能享受到的诸多好处 各方获取和创造数字资源并使其可通过 长期的.

无论在政策上还是在原则上，SPARC人员都尽可能地坚持 遵守由图书馆等权威机构制定的标准和最佳做法 of Congress and its National Digital 图书馆 Program; the Bibliographical Center for 研究; the Western States Digital Standards Group Digital Imaging 工作小组; 和纽约州档案馆. 事实上，下面的语言很大程度上就是这样 并在必要时进行编辑.

SPARC还努力举例说明所定义的可信数字存储库的特征 由研究图书馆小组提供. 作为可以满足需求的存储库而被信任 根据用户的期望，数字存储库必须:

  • 承担代表数字资源长期维护的责任 为其存款人及当前和未来用户的利益;
  • 有一个组织系统，不仅支持存储库的长期生存能力， 还有它所负责的数字信息;
  • 展示财政责任和可持续性;
  • 按照普遍接受的惯例和标准设计其系统 确保存放物料的持续管理、存取和安全 it;
  • 建立满足社区期望的系统评估方法 诚信;
  • 履行对存款人和用户的长期责任 openly and explicitly; and
  • 是否有可以审核和衡量的政策、实践和绩效.
     

什么:数字化选择标准

有目的的数字化

如果模拟图像或集合符合以下一个或多个标准，则 it is a strong candidate for digitization; once captured, it should be added to the 数字存储库，包括所需的描述和技术元数据. 尽量加 资源允许的可选元数据.
  

  • 使用/需求访问:高频率的需求或高检索成本
  • 原始的、不寻常的或笨重的尺寸
  • 格式:地图、照片、印刷品、素描、油画、剪贴簿、明信片等.
  • 高内在价值
  • 明确材料的所有权和版权，或易于授予许可
  • 视觉冲击
  • 物理不稳定性:由于损坏或易碎性而无法使用的物品; 储存在不稳定介质上的物品
  • 文档类型的代表性示例
  • 历史意义:高价值的研究资料
  • 种子项目或收藏品

这些标准也为选择数字化资助材料提供指导 提案和在线展览计划.

按需数字化

如果研究人员要求数字化图像，只要资源允许(时间、人力、 货币等.)，然后将文件添加到数字存储库，包括所需的描述 以及技术元数据. 在资源允许的情况下添加尽可能多的可选元数据. 考虑 文件中所要求的材料适合更大的背景，并让它 成为其他程序化数字化的指南.

第1行动:法团建议的一般原则如何

  • 保留数字格式项目的模拟版本，直到有信心 数字数据的生命周期管理将确保只要， 或者比模拟版本更长. 模拟版可能是原始项目，纸张 传真，或缩微胶片复制，并可在数字复制后限制使用 是可用的.
  • 确保正确处理和处理原件，并与馆长合作; 建议官员和其他人员作出解除职务、住房、 以及相关事项.
  • 尽量减少处理原件在数字格式化工作，以确保最好的 数字捕捉未损坏的原件，以及原件的寿命 项目，特别是如果它是作为模拟版本.
  • 确保数字母版文件将允许广泛的未来使用，包括 通过采用适当的标准和最佳实践，计划交付阶段.
  • 捕捉最高质量的数字图像技术上可能和经济上可行 适用于大规模生产，同时优化使用寿命的潜力.
  • 存档一个没有或最小化引入的工件的数字母版文件 通过重新格式化过程，只要可能.
  • 确保所有材料的数字格式的完整性符合标准 可与用于保存缩微胶片的材料相媲美.
  • 优化纸质文本材料的数字图像，以用于创建新纸张 适当时传真.
  • 采用经济、自动化的方法，以最少的成本创建机器可读的文本 编码以提供可搜索文本的访问，并允许将来扩展使用 适当的时候进行编码.
  • 采用结构、管理和描述方面的标准和最佳实践 将优化互操作性和促进生命周期管理的元数据 数字对象.
  • 用MD5校验和(或类似工具)记录数字母文件内容并使用 通过备份和迁移，确保主文件的数据完整性. 适合| SPARC 采用MS Excel数据库记录所有数字资源库的相关文档 资产.

第二幕:数字数据的生命周期管理

Creating digital images is only the beginning; they require long-term management that 必须多管齐下，以确保易读性和完整性在长期. 重要的 需要考虑的要点包括:

  • 媒体寿命-存储数字数据的媒体;
  • 环境条件。保存介质的储存和使用条件;
  • 储存及处理载有数码文件的媒体;
  • 软件和硬件需求——确保使用寿命和可用性所需的工具 of digital data and metadata; and
  • 工作流需求——确保寿命和可用性所需的策略和实践 所有的数字数据，元数据和工具.

如何行动3:技术标准和过程

一般原则

  • 以适合源材料性质的最高分辨率进行数字化.
  • 以适当的质量水平进行数字化，以避免重新数字化和重新处理 未来的祖先.
  • 数字化的原始或第一代(i.e.(底片而不是印刷品) 源素材尽可能达到最佳画质. 就艺术版画而言， 冲洗出来的印刷品被认为是原件. 保护问题可能会阻止 将原始底片数字化.
  • 创建并存储可用于生成代理映像文件的主映像文件 并服务于当前和未来用户的各种需求.
  • 使用非专有的系统组件.
  • 使用符合内部标准的图像文件格式和压缩技术 文化遗产界.
  • 为服务器上的所有文件创建备份副本，并制定异地备份策略.
  • 为图像文件或集合创建有意义的元数据
  • 将数字文件存储在适当的环境中.
  • 必要时监控数据.
  • 记录用于跨技术代传输数据的迁移策略.
  • 规划未来的技术发展.
  • Evaluate routinely all preservation elements for accessibility/readability; document 发现
  • Store identical copies of all Masters off-site (Work on reciprocity agreement; local 是不是纽约的机构?)