内部活动预订
葡京线路检测网址是谁
活动管理和设施租赁(EMFR)团队在这里为客户提供帮助 了解在大学预订活动空间的过程. 葡京线路检测网址提供一站式服务 商店团队帮助您组织一个成功和专业的活动.
Space Reservation Information
The EMFR team has upgraded processes and work flows. We have improved efficiencies 以及加强对葡京线路检测网址社区的支持.
的自定义更新 25个职业生活 Reservation System 为了方便使用. 葡京线路检测网址也制定了活动前的审批和截止日期 the addition of new instructional tools and more.
批准
所有活动/会议都需要副总裁空间使用和活动批准表 请求.
空间申请截止日期
No less than 30 days prior to the event start date:
- 所有空间使用请求
- 预生产会议
- AV设备和技术人员的需求
- 餐饮订单
- 技术和照明需求(在预制作会议后确定).)
- 技术资源的承诺要到生产前会议才能确认 一直被关押着.
- EMFR、IT和CER团队将根据他们预期的出席人数“适当规模”地开展活动 和可用空间的关系.
- 如果超出了事件技术团队的支持能力，EMFR将发现 另一个日期或安排外部资源的费用将成为 the responsibility of the requesting department.
自要求的活动开始日期起不少于10个工作日;
- All final resource requirements
- 活动图(年代)
- 活动取消通知
- 请注意，在10天内取消预订可能会导致取消预订 fees.
三种事件类型
面对面的事件
现场活动是指需要在活动空间中亲自出席的活动 校园.
虚拟展会
此时，强烈建议继续举办小型活动和会议 尽可能虚拟，以释放校园空间和资源.
自助谷歌Meet和WebEx会议不需要进入25Live Pro.
混合的事件
混合(部分面对面，部分虚拟)事件请求必须输入25个职业生活.
生产前会议是强制性的，由EMFR安排.
混合赛事在技术上很复杂，因此成本很高. 它们只应该是 由于与会者的旅行限制，在绝对必要时批准/安排 or other similar planning issues.
九步事件策划流程
使用 活动策划表(b谷歌Doc) 作为填写25个职业生活在线活动表格的指导.
选择下面合适的空间使用和活动批准表格.
没有服务的事件: (basic meeting with no support)
- 下载并完成 场地使用及活动批准表格A (.pdf)
- 提交给你的部门副总裁或指定人员批准.
- 附上已签署的表格 25个职业生活 事件的预订.
带有服务的事件: (lighting, IT, media services, catering, etc.)
- Attend pre-production meeting. 这将在步骤5中解释.
- 下载并完成 场地使用及活动批准表格B (.pdf)
- 提交给你的部门副总裁或指定人员批准.
- 将批准表格寄至 (电子邮件保护).
缺少上述内容的预订请求将无法处理.
请注意，如果额外的费用被确定为生产的结果 会议上，活动负责人负责更新各自的副总裁.
- 输入您的预订 25个职业生活 使用所有事件资源. (i.e. furniture, audio visual equipment, catering, etc.)
- 对于没有服务的事件，请附加 场地使用及活动批准表格A (.pdf) 到你的 25个职业生活 此时预订.
EMFR团队会以下列一项或多项回应您的要求:
- 邮箱: 没有提供足够的信息来确认您的事件. 请求者被指示 将缺少的信息添加到预订中.
- 制作前会议邀请: 将发送一个链接，以安排会议，讨论技术细节与适用 支持部门.
- 试探性的邮件: 在所有未决日期、地点或细节之前，预订仍处于暂定状态 得到证实.
- 确认电子邮件: 事件过程完成，所有细节都得到确认，随后将有一个图表 如果有必要的话.
在活动开始前一小时检查一下场地，确保一切准备就绪 和准确的.
有用的链接
25个职业生活
25个职业生活是一个基于网络的日程安排和事件发布产品. 它提供了集中的 日历、日程安排系统和数据存储库，用于葡京线路检测网址举行的活动.
如果您需要为某个活动预订房间，请使用 25个职业生活.
市场营销, 通信, and 媒体关系
对于活动推广需要，可能包括印刷传单，横幅，标志，网络电子邮件， 网页，社交媒体，或媒体关系，请填写 CER项目查询表格.
要葡京线路检测网址新闻编辑部的日历上推广活动，请填写 葡京线路检测网址编辑部表格.
Video, Record Release Form, and Video Archive
If you are planning on having your event recorded, 点击这里查看更多视频细节 然后得到 release form for your speakers.
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